Lessons Learned ist das Schlagwort für den formalen und bewußten Abschluss eines Projektes. Wenn das Projekt zu Ende ist, reflektieren Team, Stakeholder und Projektleiter, wie das Projekt gelaufen ist.

• Was ist gut gelaufen und kann für künftige Projekte als Best Practice übernommen werden?
• Was ist schlecht gelaufen und sollte bei künftigen Projekten vermieden werden?
• Warum ist es schlecht gelaufen und wie kann man die Ursachen künftig bekämpfen?

Lessons Learned - was können wir in Zukunft besser machen?

Klassisch führt man eine oder mehrere Lessons Learned Sitzungen am Ende eines Projektes durch. Alternativ oder zusätzlich kann man Fragebögen oder Online-Befragungen zur Vorbereitung oder Durchführung einsetzen. Wichtig ist, dass jedes Teammitglied und jeder Stakeholder Input geben kann. Der Fokus liegt auf konstruktivem Feedback.

Bei der Bewertung sollten nicht nur fachliche Projektthemen zur Sprache kommen, sondern auch eine Beurteilung der Methoden, Techniken und Toools des Projektmanagements. Wie kann man die Vorgehensweise zur Projektdurchführung verbessern (Richtilinien, Standards, Vorlagen, etc.) und welche Tools werden benötigt (Reporting, Team Collaboration, Datenbanken, etc.) Welche Unterstützung benötigen Projektmitarbeiter (Weiterbildung, Kompetenzen, etc.)

Post Mortem oder Pre Mortem - eine etwas makabre, aber eingängige Namensgebung

Alternativ zum klassischen Post Mortem - der Erarbeitung der Lessons Learned nach dem Projekt - kann man einen Pre Mortem einsetzen, um schon zu Beginn des Projektes oder während des Projektes mögliche Schwachstellen zu identifizieren. Die Vorgehensweise entspricht letztlich der Arbeit im Risikomanagement. Man identifiziert Risiken und entwickelt angemessene Vermeidungsstrategien.

Aufgabe des Projektleiters ist es, schon während der Projektarbeit kontinuierlich die Lessons Learned Arbeit vorzubereiten. Er stellt sicher, dass Probleme zu Beginn des Projektes bis zum Ende des Projektes nicht vergessen gehen.

Ein professioneller Projektleiter wird der Arbeit mit dem Projektteam zu den Lessons Learned ausreichend Zeit einräumen. In der Praxis geht die Aufarbeitung der Lessons Learned am Projektende häufig in der Euphorie des Projektendes oder der Erleichterung über das Ende des Projektes unter. So wird eine wichtige Chance zur kontinuierlichen Verbesserung im Projektmanagement vertan.

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